Ein Radreisemarkt wirft seine Schatten voraus

Die überwiegende Mehrheit der ADFC-Mitglieder aus Frankfurt und Umgebung dürfte in den vergangenen Jahren einen oder mehrere Radreisemärkte besucht haben. Aus diesem Blickwinkel erscheint der Radreisemarkt als eine ein- bis zweitägige Veranstaltung. Die Vorbereitungsarbeiten dauern jedoch viel länger. Dieser Artikel soll einen Einblick in die Arbeit der hiermit betrauten AG Radreisemarkt geben.

Die Vorarbeiten für den Radreisemarkt beginnen bereits im Februar des vorhergehenden Jahres. Dann ist nach Absprache mit anderen ADFC-Verbänden, die ähnliche Messen veranstalten, unter Berücksichtigung des Termins der Internationalen Tourismus Börse (ITB) in Berlin sowie der Verfügbarkeit der Räume bei der Saalbau ein Veranstaltungstermin festzulegen. Dieser Termin kann dann gleich am Ende des aktuellen Radreisemarkts verkündigt werden.

Beratung ist gefragt

Im Sommer werden potenzielle Aussteller, die in unserer Adressdatei hinterlegt sind, angeschrieben. Ein Anmeldeformular sowie unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen sind beigefügt. Die AG Radreisemarkt muss zuvor natürlich über evtl. Änderungen an der Preisstruktur für Stände, Sonderleistungen und Prospektauslage entscheiden. Danach trudeln die Rückmeldungen ein. Aussteller, die die Frühbucherfrist (15. Dezember) einhalten, erhalten 10% Rabatt. Beratung ist gefragt, wenn es um Standflächen geht, die größer als 12 m2 sind. Für diese Stände gibt es nur begrenzt Aufstellmöglichkeiten, so dass jede Anfrage gesondert zu prüfen ist. In der Regel passen ca. 30 bis 35 Stände gewerblicher Anbieter in den Saalbau Bornheim. Hinzu kommen noch der Infoladen, die Reiseradler, der ADFC-Landesverband und die Offenbacher aus Stadt und Land. Sofern im Januar des Veranstaltungsjahres noch Flächen verfügbar sind, wird ein kleiner Kreis von Ausstellern nochmals auf den Radreisemarkt aufmerksam gemacht. Jede Anmeldung wird bestätigt. Kurz vor dem Radreisemarkt erhalten die Aussteller detaillierte Hinweise zur Anreise und zum Ablauf am Messetag.

Erstmals Radio-Werbung

Parallel dazu sind Marketing und Öffentlichkeitsarbeit zu planen. Traditionell wird die Werbung in der U-Bahn gut angenommen. In diesem Jahr werden wir erstmals auch Radiospots schalten. Dazu sind die Plakate und die Texte zu gestalten bzw. zu aktualisieren. Weiteres Werbemittel sind sogenannte Flyer, die in hoher Auflage produziert und verteilt werden.

Die Öffentlichkeitsarbeit nimmt immer mehr Raum ein. Die Presse mit ihrer Multiplikatorfunktion gilt es zu nutzen. Der Radreisemarkt-Termin muss frühzeitig in der Zeitung erscheinen und anschließend soll darüber berichtet werden. Wir haben einen umfangreichen Presseverteiler eingerichtet. Auch werden wir die Neugestaltung der ADFC-Internetseite nutzen, um den Radreisemarkt zielgruppengerecht im Netz zu präsentieren. Die neue E-mail-Adresse lautet jetzt:

Radreisemarkt@ADFC-Frankfurt.de

Viele schätzen am Radreisemarkt die Beratung durch Reiseradler bzw. die Vorträge zu diversen Urlaubsgebieten. Diese Angebote müssen vorbereitet werden. Im Januar werden die Reiseradler angefragt, ob sie teilnehmen wollen. Ein paar Anschauungsobjekte, d.h. praxiserprobte Tourenräder, sind natürlich immer erwünscht.

Besonderes Augenvermerk richten wir stets auf die Auftaktveranstaltung am Samstag. Hier soll ein die Allgemeinheit interessierender spannender Vortag geboten werden. Da der ADFC kein Honorar zahlen kann, ist die Auswahl der Referenten beschränkt. Für die Kurzvorträge am Sonntag werden ebenfalls Referenten gesucht.

Im März wird’s ernst

Im März wird es dann ernst. Im Vorfeld des Radreisemarkts sind Infostände in der Stadt zu organisieren. Mit der Saalbau sind unserer Ausstattungswünsche abzusprechen. Dazu muss ein detaillierter Lageplan der Messestände vorgelegt werden. Auch gilt es den Pächter der Gaststätte zu überzeugen, sein Angebot am Pavillon über Brühwürstchen hinaus auszudehnen. Dies ist uns bislang leider noch nie gelungen.

Am Tag der Auftaktveranstaltung beginnt ab 17 Uhr das „Abkleben“, d.h. die Kennzeichnung der Standflächen im Saalbau Bornheim. Das muss um 19 Uhr beendet sein, da dann die ersten Gäste der Auftaktveranstaltung eintreffen. Vorher muss noch die Vortragstechnik aufgebaut und getestet werden.

Der eigentliche Radreisemarkt beginnt schon um 7 Uhr. Dann treffen die ersten Aussteller ein und wollen ihre Stände aufbauen. Nach der Begrüßung wird jedem Aussteller der vorgesehene Standplatz zugewiesen, das Vorhandensein der gewünschten Standausstattung überprüft und die Ausstellerausweise übergeben. Auch spontan auftretende Sonderwünsche realisieren wir mit Unterstützung der stets hilfreichen Hausmeister der Saalbau im Rahmen der gegebenen Möglichkeiten. Die ADFC-Stände werden ebenfalls aufgebaut, der Infoladen muss den Warentransport zum Saalbau Bornheim organisieren. Kurz vor 11 Uhr, dem offiziellen Beginn, bleibt dann Zeit für eine Kaffeepause.

Ab 12 Uhr starten die Kurzvorträge, die im großen Saal anzukündigen sind. Gegen Nachmittag muss der eine oder andere Pressevertreter betreut werden. Beliebt ist stets das Foto mit den Weinköniginnen aus wechselnden Anbaugebieten. Zur Kontaktpflege mit den Ausstellern besuche ich jeden Stand. Auch evtl. zwischenzeitlich aufgetretene Wünsche sind entgegenzunehmen und an die richtige Stelle weiterzuleiten.

Abbauarbeiten sind offiziell ab 17 Uhr erlaubt. Danach schließt die Kasse und die Tageseinnahme, aus der auch die Besucherzahl ermittelt wird, ist zu zählen. Um 18:30 Uhr sind alle Aussteller auf dem Weg nach Hause. Es folgt ein letzter Rundgang mit dem Hausmeister und die Rückgabe des Saals an die Saalbau.

Ab 19 Uhr findet das gemeinsame Abendessen aller beteiligten ADFC-Mitarbeiter  (ca. 40) statt.

Besucherbefragung auswerten

In der Woche darauf schreibe ich ca. 50 Rechnungen an Aussteller und Prospektkunden. Die Überwachung der Zahlungseingänge dauert weitere vier Wochen. Die AG Radreisemarkt trifft sich zur Messenachlese und wertet der Ergebnisse der Besucherbefragung aus. Schließlich soll der nächste Radreisemarkt noch besser werden.

Ich habe in diesem Beitrag bisher keinen Namen erwähnt. Folgenden Mitgliedern der AG Radreisemarkt gebührt jedoch besonderer Dank (alphabetisch): Gisela Schill (Infoladen und Öffentlichkeitsarbeit), Marc Sobolewski (Marketing), Martin Schnabel (Vorträge), Volker Marx (Öffentlichkeitsarbeit), Wolfgang Preising (Akquise Aussteller und Vorträge, Verwaltungsangelegenheiten).

Auf das bewährte Team kann sich auch mein noch zu benennende/r Nachfolger/in stützen. Die Tätigkeit als Kassenwart des ADFC Frankfurt lässt mir leider keine Zeit mehr für den Radreisemarkt. Interessenten bitte ich, sich bei mir zu melden (Achim.Isenberg@ADFC-Frankfurt.de). Die Tätigkeit als Koordinator der AG Reisemarkt ist wie alle anderen im ADFC Frankfurt natürlich ehrenamtlich.

Achim Isenberg

Der nächste Radreisemarkt findet am 25. März 2007 statt. Die Auftaktveranstaltung mit zwei interessanten Vorträgen zu den Themen „Neuseeland“ und „Einradfahren Extrem“ beginnt am 24. März 2007 um 19:30 Uhr im Bürgerhaus / Saalbau Bornheim.